Bevezetés
Ez a dokumentum az Aqua Home Rendszer hivatalos felhasználói kézikönyve. Itt minden információt megtalál a szoftver hatékony használatához.
Profilom és Beállítások
A rendszer személyre szabása itt kezdődik. A legfontosabb lépés a Digitális Aláírás rögzítése, ami automatizálja a dokumentumkészítést.
1 A Profil Elérése
Kattintson a jobb felső sarokban a nevére vagy a felhasználó ikonra, majd a legördülő menüben válassza a "Profilom" opciót.
2 A Digitális Aláírás (Kiemelt Funkció!) ✍️
Ez a rendszer egyik legnagyobb kényelmi funkciója.
- Mi ez? Itt egyszer, egyetlen alkalommal aláírja a nevedet a képernyőn (egérrel vagy érintőképernyőn).
- Mire jó? A rendszer elmenti ezt a képet.
- Automatizálás: Amikor a jövőben Munkalapot, Árajánlatot vagy Szerződést készít, nem kell minden egyes alkalommal aláírnia a "Kivitelező" részt. A rendszer automatikusan ráteszi az itt elmentett aláírásodat a dokumentumokra.
Megjegyzés: Természetesen az Ügyfélnek minden alkalommal alá kell írnia a saját példányát, de Önnek elég egyszer rögzíteni a sajátját.
3 Személyes Adatok és Biztonság
- Név és E-mail: Itt módosíthatja, hogyan jelenjen meg a rendszerben és milyen címen érjék el.
- Jelszócsere: Biztonsági okokból érdemes időnként cserélni.
- Szerepkör: Itt látja, milyen jogosultsága van (pl. "Adminisztrátor" vagy "Szerelő"). Ezt csak a cégvezető módosíthatja.
📁 Ügyvitel és Projektek – Felhasználói Kézikönyv
Ez a fejezet bemutatja az Ügyvitel modul működését. Gondoljon erre úgy, mint egy okos, digitális dossziéra. Régen egy papír mappába gyűjtötte az egy ügyfélhez tartozó árajánlatot, a munkalapokat, a helyszíni fotókat és a feljegyzéseket. Ez a modul ugyanezt tudja, csak digitálisan, térképpel és kereshető formában.
1 Mi az az "Ügy" vagy "Projekt"?
A rendszerben minden nagyobb munka egy Ügy. Például: "Kovácsék - Teljes fűtéskorszerűsítés" vagy "Társasház - Strangcsere".
Ehhez az Ügyhöz csatolhat később 3 db árajánlatot, 5 db munkalapot és 20 db fotót. Így ha fél év múlva visszakérdeznek, nem kell e-mailekben kutatni, csak megnyitja az Ügyet, és minden egy helyen van.
A Modul Elérése:
A bal oldali menüben az "Ügyek" pontra kattintva éri el a listát. A felső sávban két fő gombot talál: "Új Ügy" (új projekt nyitása) és "Lista" (folyamatban lévő ügyek táblázata).
2 Az Ügy Adatlapja (A Lényeg)
Ha létrehoz egy ügyet vagy megnyit egy meglévőt, egy részletes adatlapot lát, amely három fő részre oszlik:
A
Alapadatok
A bal oldalon találhatók az ügyfél adatai (név, cím, telefon) és a munka leírása. Itt látható a státusz is (pl. "Folyamatban" vagy "Lezárva").
B
Dokumentumok és Fájlok
A jobb oldalon fülekre osztva látja a kapcsolódó anyagokat:
- Árajánlatok: Az ide tartozó ajánlatok listája.
- Munkalapok: Az elvégzett munkák igazolásai.
- Szerződések: Az aláírt szerződések.
- Fájlok: Ide tölthet fel helyszíni fotókat, tervrajzokat vagy szkennelt dokumentumokat.
Hasznos funkció: A "Csomag küldése" vagy "ZIP Letöltése" gombbal egyetlen fájlba csomagolva letöltheti az összes fotót és PDF-et, amit aztán továbbíthat a főnöknek vagy az ügyfélnek.
3 Munkamenet Napló (Timeline)
Mi történt eddig?
Ez egy üzenőfal az adott ügyhöz. A rendszer automatikusan naplózza a főbb eseményeket (pl. "Kovács János létrehozott egy új munkalapot", "Árajánlat elfogadva").
Belső kommunikáció
A kollégák írhatnak ide megjegyzéseket, amiket csak a belső csapat lát.
Például: "Figyelem, a kutyát be kell záratni, mielőtt bementek!" vagy "A kulcs a szomszédnál van."
4 Tippek a Hatékony Használathoz
Mindennek legyen Ügye
Még a kisebb munkáknak is érdemes Ügyet nyitni, mert így később visszakereshető, hogy pontosan milyen kazánt szereltetek be, és milyen alkatrészek fogytak.
Fotózzatok sokat
A vitás esetek 99%-a elkerülhető, ha van fotó az "előtte" és "utána" állapotról. Töltsétek fel őket az Ügy fájljai közé!
Okos Keresés
A bal felső sarokban lévő keresővel bármire rákereshet: utcanévre, ügyfél nevére vagy akár a projekt leírásában lévő szavakra is.
📘 Munkalap Kezelés – Felhasználói Kézikönyv
Ez a fejezet részletesen bemutatja a Munkalap modul működését. A modul célja, hogy kiváltsa a papíralapú munkavégzési igazolásokat, lehetővé tegye a helyszíni digitális aláírást, és automatizálja az anyagfelhasználás adminisztrációját.
1 A Munkalap Modul Elérése
A rendszerbe való bejelentkezés után a bal oldali menüsávban találja a "Munkalapok" menüpontot. Erre kattintva a felső sávban megjelennek a munkalapokhoz tartozó funkciógombok:
Új Munkalap
Üres űrlap megnyitása új munka rögzítéséhez.
Mentett Munkalapok
A korábban rögzített (akár piszkozat, akár aláírt) munkalapok kereshető listája.
Sablonok
Az ismétlődő munkákhoz (pl. "Éves karbantartás") létrehozott alapbeállítások szerkesztése.
2 Új Munkalap Létrehozása (Lépésről lépésre)
Amikor a helyszínre érkezik vagy adminisztrálja a munkát, kattintson az "Új Munkalap" gombra. A folyamat a következő szakaszokból áll:
A
Fejléc és Ügyfél Adatok
A munkalap legtetején az alapvető adatokat kell megadni:
- Dátum: Alapértelmezetten a mai nap.
- Sorszám: A rendszer automatikusan generálja.
- Ügyfél: Kezdje el gépelni a nevet. Ha már szerepel a rendszerben, válassza ki a listából, és a cím/telefon mezők automatikusan kitöltődnek.
B
Munka Leírása és Tételek
Itt rögzítheti a ténylegesen elvégzett feladatokat és a felhasznált anyagokat.
Sablon Tipp: Amikor "Új Munkalap"-ot nyit, használhatja a "Sablon betöltése" lehetőséget. Ezt kiválasztva a rendszer előre kitölti a mezőket, Önnek csak az ügyfelet kell kiválasztania és aláíratni.
C
Digitális Aláírás
A munka végeztével az ügyfél az ujjával vagy stylussal aláírhatja a készüléket az "Aláírás" dobozban. Ez hitelesíti a dokumentumot és lezárja a munkavégzést.
5 Tippek és Trükkök (Power User tippek)
Offline működés
Ha olyan pincében dolgozik, ahol nincs térerő, ne zárja be az oldalt! A böngésző ideiglenesen tárolja az adatokat. Amint újra lesz internetkapcsolat (net), nyomja meg a mentés gombot.
Fotók csatolása
A rendszer lehetőséget ad fotók feltöltésére az "Elvégzett munka" szekcióban (ha engedélyezve van). Hasznos lefotózni a kicserélt hibás alkatrészt bizonyítékként a megrendelő számára.
Kereső használata
A Lista nézetben a jobb felső keresővel nem csak névre, hanem a munkalap tartalmára is kereshet. Például: ha beírja, hogy "szivattyú", a rendszer kiadja az összes olyan munkalapot, ahol szivattyút cseréltek.
6 Gyakori Kérdések (FAQ)
Módosíthatom a munkalapot, miután az ügyfél aláírta?
Nem. A hitelesség érdekében az aláírt munkalap zárolt. Ha hiba történt, a munkalapot törölni kell (vagy sztornózni, ha van rá jogosultsága), és újat kell készíteni.
Hogyan kerülnek az adatok a számlára?
A program nem számlázó, de a "PDF Generálás" gombbal készíthető egy összesítő, amit továbbíthat a könyvelésnek, vagy ami alapján kiállíthatja a számlát.
💰 Árajánlat Kezelés – Felhasználói Kézikönyv
Ez a fejezet bemutatja, hogyan készíthet villámgyorsan professzionális, céges arculattal ellátott árajánlatokat. A modul célja, hogy ne kelljen Word/Excel táblázatokkal bajlódnia, hanem egy kattintással elérje a cikktörzset, és pár másodperc alatt PDF-et generálhasson az ügyfélnek.
1 A Modul Felépítése és Elérése
A bal oldali menüben az "Árajánlatok" pontra kattintva éri el a modult. A felső sávban (fejlécben) található gombok a következők:
Új Ajánlat:
Az ajánlatkészítő űrlap megnyitása.
Lista (Kész Ajánlatok):
A már véglegesített, elküldött ajánlatok kereshető táblázata.
Piszkozatok:
Azaz ajánlat, amit még nem fejezett be, nem véglegesített (Fontos: a rendszer egyszerre csak egy piszkozatot tárol).
Törzsadatok:
Anyagok / Munkák / Társasházak menük. Itt viheti fel előre az áraidat.
Sablon:
Az ajánlatok szöveges kerete (fejléc, lábléc, garanciális feltételek).
2 Új Árajánlat Készítése (A folyamat)
Kattintson az "Új Ajánlat" gombra. A felület letisztult, fentről lefelé haladva tölthető ki.
A
Fejléc (Megrendelő)
Kezdje el írni a megrendelő nevét. Ha régi ügyfél, a rendszer felajánlja, és kattintásra kitölti a címet és e-mailt. Ha új, csak írja be az adatokat, a rendszer a mentéskor elraktározza az új ügyfelet is.
B
Törzsadatok használata (A "Titkos fegyver")
Ne gépeljen feleslegesen! Használja az "Anyag hozzáadása" és "Munka hozzáadása" gombokat.
- Felugrik egy ablak, ahol kereshet a felvitt cikkek között (pl. "Rézcső").
- Kiválasztás után a rendszer beemeli a megnevezést, mennyiségi egységet és az árat.
- A Nettó/Bruttó értékeket és a végösszeget a program automatikusan számolja.
C
Egyedi tételek
Ha olyan tételt kell felvinnie, ami nincs a törzsben (pl. egyedi kiszállási díj), egyszerűen írja be a sorba kézzel. A rendszer ezt is kezeli.
D
Mentés és PDF
Ha végzett, kattintson a "Véglegesítés" gombra. Ezután megjelenik a "PDF Letöltése" és "E-mail küldés" opció.
3 Piszkozatok (Drafts)
Gyakori eset, hogy elkezdi az ajánlatot, de félbe kell hagynia (pl. meg kell kérdezni egy aktuális anyagárat a nagykertől). Ilyenkor kattintson a szerkesztőben a "Mentés Piszkozatként" gombra. Később a felső menüben a "Piszkozatok" gombra kattintva találja meg és folytathatja.
4 Tippek a Profi Használathoz
Sablon szövegek
Az "Árajánlat Sablon" menüpontban állítsa be a céged alapvető feltételeit (pl. fizetési határidő, garancia vállalás). Ez minden új ajánlaton automatikusan megjelenik majd, így jogilag védve van, és nem kell mindig begépelni.
Okos Keresés
A listában bármire kereshet. Ha tudni akarja, kinek adott ajánlatot "Ariston kazánra", írja be a keresőbe, és a rendszer kidobja az összes releváns ajánlatot.
Társasházak menü
A "Társasházak" menüpont nem csak épületekre jó! Ide felvehet magánszemélyeket vagy cégeket is, mint "állandó partnerek". Az itt rögzített adatok automatikusan megjelennek a legördülő listákban ajánlatkészítéskor.
📜 Szerződések Kezelése – Felhasználói Kézikönyv
Ez a fejezet bemutatja, hogyan hozhat létre jogilag érvényes vállalkozási szerződéseket percek alatt. A modul célja, hogy az elfogadott árajánlatokból egy kattintással szerződést generáljon, amit a helyszínen, tableten vagy telefonon alá is írathat az ügyféllel. Nincs több nyomtatás, szkennelés és elveszett papír.
1 A Modul Elérése és Felépítése
A bal oldali menüben a "Szerződések" pontra kattintva éri el a felületet. A felső sávban (fejlécben) két fő funkciógombot talál:
Új Szerződés:
Itt indíthatja el a folyamatot egy konkrét ügyféllel.
Sablonok:
Itt szerkesztheti azokat az alapszövegeket (ÁSZF, Garanciális feltételek), amikből a szerződések épülnek.
2 Az Első Lépés: Sablonok Készítése
Mielőtt az első szerződést megírná, létre kell hoznia legalább egy sablont. Ez az a "csontváz", amire a rendszer ráhúzza az adatokat.
- Kattintson a "Sablonok" gombra.
- Válasszon a listából egy meglévőt, vagy hozzon létre újat.
- Szerződés Tárgya: Pl. "Vállalkozási Szerződés - Fűtéskorszerűsítés".
- Szövegtörzs: Ide másolja be a jogi szöveget (ügyvéd által írt szöveg, ÁSZF). A rendszer biztosít egy egyszerű szövegszerkesztőt formázásokkal.
- Mentés: Ne felejtse el elmenteni a sablont!
3 Szerződés Létrehozása
Ha megvan a sablon, jöhet a konkrét szerződés.
A
Válasszon Sablont
Kattintson az "Új Szerződés" gombra, és válassza ki, melyik sablont szeretné használni (pl. "Napelem telepítés").
B
Kapcsolja össze Árajánlattal (Javasolt!)
A rendszer megkérdezi, hogy melyik Árajánlathoz tartozik ez a szerződés. Válassza ki a listából! Ez azért zseniális, mert a rendszer automatikusan átemeli az ügyfél adatait (Név, Cím, Adószám) és a végösszeget a szerződésbe. Nem kell gépelnie!
C
Ellenőrzés
A rendszer generál egy előnézetet. Itt még módosíthatja a szöveget, ha szükséges (pl. egyedi határidő beírása).
4 Aláírás és Véglegesítés
A legfontosabb lépés. Nyomja meg az "Aláírás" gombot, és nyújtsa át a tabletet vagy telefont az ügyfélnek.
- Az ügyfél az ujjával aláírja a képernyőt.
- Ön is aláírja (mint Vállalkozó).
- Véglegesítés: A rendszer PDF-et generál, amiben benne van:
- A szerződés szövege.
- A digitális aláírás képként beillesztve.
- Időbélyeg (mikor készült a dokumentum).
- E-mail küldés: A "Küldés" gombbal a rendszer azonnal elküldi a PDF-et az ügyfél e-mail címére. Így neki is meglesz a példánya, és Önnek is az archívumban.
5 Tippek és Gyakori Kérdések
Sablonok frissítése
Ha változik a jogszabály, vagy új ügyvédje van aki átírja az ÁSZF-et, elég a "Sablonok" menüben módosítani. A régi, már aláírt szerződések nem változnak meg, csak az újak.
Nagyobb projektek
Nagyobb munkáknál (pl. teljes fűtéskorszerűsítés) a szerződés melléklete lehet maga a részletes árajánlat. A rendszer ezt automatikusan hozzáfűzi hivatkozásként.
Elfogadja a bíróság a tableten firkantott aláírást?
A Ptk. szerint a felek megállapodása írásbelinek minősül, ha a tartalom változatlanul visszaidézhető és a nyilatkozatot tevő személye azonosítható. A rendszerünk zárolja a PDF-et a módosítások ellen, és rögzíti az aláírás idejét, így polgári jogi vitákban erős bizonyító erővel bír, de nem minősül "minősített elektronikus aláírásnak" (mint pl. az e-személyi).
📅 Naptár és Térképes Logisztika – Felhasználói Kézikönyv
Ez a modul a vállalkozásod időbeli és térbeli irányítóközpontja. Itt nemcsak azt látod, hogy mikor van dolgod, hanem azt is, hogy hol. A rendszer a beírt címek alapján térképre teszi a munkákat, segítve az útvonaltervezést és a logisztikát.
1 A Modul Elérése
A jobb oldali menüben a "Foglalásaim" pontra kattintva nyílik meg a felület. Itt két dolgot találsz:
- Lista: A publikus portálról beérkező kéréseidet látod itt színkódolva (Sárga: Beérkezett, Zöld: Elfogadva, Piros: Elutasítva).
- Térkép: Itt találod az adott napra (ha van) a rendszer által összetett menetrendedet.
2 A Térkép Funkció (Logisztika)
A naptár mellett (vagy mobilon alatta) található a Térkép nézet. Ez nem csak dísz!
Napi Útvonal: Ha a naptárban "Napi" nézetre váltasz, a térképen látod az aznapi összes címet.
Gombostűk: Minden időpont egy gombostű a térképen.
3 Navigáció (Waze Integráció)
Azonnali indulás
Mobilon, ha rákoppintasz egy gombostűre vagy a címre az eseményben, a rendszer felajánlja a Waze navigáció indítását. Így nem kell gépelned a címet a kocsiban ülve.